Coordination logistique : rigueur, écoute et travail en équipe
Karine a commencé sa carrière auprès de grandes chaînes hôtelières avant d’intégrer le Domaine de Saint-Paul où elle a suivi un parcours qui lui a permis d’obtenir une vision globale de l’organisation : réceptionniste puis gouvernante de l’hôtel, services généraux du Domaine puis accueil des séminaires. Elle est rattachée à l’équipe séminaires composée de 7 collaborateurs.
Domaine Saint-Paul : En quoi consiste la coordination logistique dans le cadre de l’organisation de séminaires ?
Karine : C’est un poste stratégique qui prend en compte de nombreux aspects, tant en interne que côté client. Je passe 80 % de mon temps à des missions de planification et de contrôle : j’accueille les clients pour l’évaluation des besoins lors des premières visites de repérage ; je gère l’ensemble des achats, matériel et approvisionnement ; j’évalue les moyens et ressources à mettre en place pour chaque client ; je gère le planning d’attribution des salles et la logistique.
C’est un métier qui demande beaucoup de précision (le timing du client est notre fil rouge), une grande rigueur et une capacité de conseil pour bien évaluer et anticiper car les besoins des clients évoluent sans cesse. Les séminaires étant de plus en plus collaboratifs, nous adaptons notre offre à la demande et proposons des solutions souples et évolutives. Ainsi, nous sommes souvent amenés, durant une même cession, à réorganiser la salle. Un de nos gros avantages est de disposer d’une trentaine de salles équipées, ce qui nous permet de proposer une grande flexibilité aux clients, comme par exemple, de passer facilement d’une configuration plénière à des ateliers en groupe. Ces modifications ne sont pas du tout anecdotiques en termes d’organisation pour l’équipe mais cela rend notre travail d’autant plus intéressant : adapter l’organisation, les horaires des pauses, prévoir les interventions, modifier les plannings… Ce qu’attendent nos clients, c’est de l’efficacité et de la sérénité et ils sont nombreux à souligner que notre niveau de réactivité est plus élevé que dans l’hôtellerie plus classique.
Domaine Saint-Paul : La coordination, un rôle charnière ?
Karine : Oui car je suis une sorte d’interface entre clients et collaborateurs. Je fais en sorte que la demande client soit bien prise en compte. Pour cela, je privilégie le dialogue entre collègues car c’est dans la concertation que nous trouvons les meilleures solutions pour le client. J’apprécie beaucoup ce travail en groupe qui repose sur nos valeurs communes : disponibilité naturelle, réactivité, souplesse, flexibilité.
Domaine Saint-Paul : Le mot de la fin ?
Karine : Pour moi, c’est un plaisir sans cesse renouvelé de travailler dans un environnement où tout est centré sur l’efficacité et la qualité de la relation client. Je suis toujours en mouvement, mes attributions sont variées et j’aime la polyvalence de ce poste car il me permet d’avoir une véritable vision d’ensemble. Comme chaque client est unique, je n’ai pas le temps de m’ennuyer…
